Audit da Remoto. Vicini alle Aziende per far fronte all’emergenza nazionale
È arrivato il momento di mettere in atto le nostre professionalità, capacità, creatività, efficienza e disponibilità per fronteggiare questa situazione di emergenza nazionale caratterizzata dalla diffusione del virus Covid-19.
Esso rappresenta una forte minaccia per la salute degli individui e per la stabilità della società civile in generale.
In ottemperanza ai recenti DPCM relativi alla gestione dell’emergenza stiamo lavorando quotidianamente per affrontare la situazione con azioni volte da un lato a minimizzare il rischio per la salute dei propri dipendenti e collaboratori e dall’altro ad assicurare la continuità operativa dei propri clienti, nonostante la forte situazione di eccezionalità in cui siamo tutti coinvolti.
ICMQ e CERSA (proprietà di ICMQ Istituto),
• hanno prontamente attivato la modalità Smart Work per il proprio personale adottando tutte le misure previste per garantire la sicurezza e l’operatività interna e, nel contempo, garantire la continuità del supporto verso tutti i clienti. Tutte le nostre divisioni sono pertanto attive.
• consci della vitale importanza di contribuire a garantire la continuità operativa delle aziende che li hanno scelti quali partner di fiducia nella verifica della conformità (volontaria o cogente), hanno predisposto una procedura agile e rigorosa per effettuare, laddove possibile, audit da remoto, così come contemplato nell’ultima versione della norma ISO 19011 e rese possibili con l’avvento di nuove tecnologie di comunicazione.
La procedura prevede che
• l’organismo di certificazione e l’organizzazione definiscano preliminarmente gli strumenti necessari al corretto svolgimento dell’attività di audit;
• la sua pianificazione avvenga come per un audit tradizionale che prevede la presenza fisica dell’auditor durante la visita ispettiva.
Per poter effettuare audit da remoto sono necessarie adeguate tecnologie digitali, che permettano di connettere auditor e organizzazione in modo efficace e immediato per tutti i soggetti coinvolti.
Fermo restando che l’audit da remoto è una soluzione da utilizzarsi, nel rispetto delle normative, in casi di comprovata emergenza, sono diversi i benefici di tale approccio: in prima istanza la possibilità di mantenere la certificazione e di assicurare quindi la continuità operativa, riducendo i vincoli legati agli spostamenti fisici delle persone.
Con questa modalità, inoltre, si rispetta quanto previsto dall’Autorità Nazionale e si favoriscono l’efficienza, sia in termini di tempo che di risorse, così come l’utilizzo di tool digitali che, oltre a promuovere lo sviluppo, permette un’archiviazione elettronica sicura e veloce delle evidenze oggettive.
In ultimo, ma non per questo meno importante, lo svolgimento dell’audit in una sorta di “riunione virtuale” consente di avere a disposizione team di auditor con competenze eterogenee favorendo l’avvicendamento periodico a beneficio dell’azienda stessa.
La modalità da remoto si adatta particolarmente alla verifica dei processi trasversali e più documentali, mentre per gli ambienti produttivi è sempre auspicabile una visita ispettiva fisica da parte dell’auditor.
Siamo consapevoli che durante l’attività di audit da remoto si perdono alcune sfumature che tipicamente emergono dall’incontro tra le persone, ma, in questo particolare momento storico in cui sono necessarie soluzioni all’avanguardia che preservino la salute delle persone e la continuità del lavoro, siamo convinti che le aziende, nostre partner, apprezzeranno ancora di più il nostro modo di essere loro vicino, seppure a distanza.