INFORMATIVA PRIVACY

ICMQ SPA, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, con sede in Via de Castillia 10, 20124 Milano, con la presente desidera rendere un’adeguata informativa alle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti coinvolti in attività contrattuali o pre-contrattuali (es. enti di controllo, enti della pubblica amministrazione) di ICMQ SPA, ai sensi degli art. 13 e 14 del GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” e della normativa nazionale in materia di protezione dei dati.

Dati oggetto del trattamento

I dati personali trattati sono dati anagrafici e di contatto forniti o ricevuti dall’interessato in occasione di:

• • visite o telefonate o email;
• • contatti diretti ottenuti a seguito di attività di audit, partecipazione ad eventi, iscrizione a corsi di formazione, esami di certificazione, ecc.;
• • contatti diretti a seguito dell’invio di richieste tramite l’indirizzo di posta elettronica presenti sul sito internet;
• • richieste di informazioni commerciali, richiesta di preventivi, proposizione di offerte
• • richieste tramite il nostro sito internet o tramite il sito internet di fornitori, clienti, partner, altri soggetti
• • trasmissioni e transazioni successive all’ordine di fornitura del servizio o del bene (fornito/acquistato);
• • proposte di collaborazione, invio c.v., ecc;
• • nel caso di attività svolte in remoto con supporto multimediale, in particolare in occasione di formazione ed esami di certificazione ed audit, potranno essere trattati dati desumibili da audio, video e documenti finalizzati a dare evidenza della regolarità delle attività svolte.

Finalità del trattamento

I dati personali delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti sono trattati per:

• a. inoltrare comunicazioni con diversi mezzi di comunicazione (telefono, telefono cellulare, sms, email, fax, posta cartacea, ecc.);
• b. formulare richieste o evadere richieste pervenute;
• c. scambiare informazioni finalizzate all’esecuzione del rapporto contrattuale, ivi comprese le attività pre e post contrattuali;
• d. dare esecuzione presso Enti Pubblici o Privati agli adempimenti connessi o strumentali al contratto;
• e. esecuzione di obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria, nonché per ottemperare a provvedimenti emanati da pubbliche Autorità a ciò legittimate o da organi di vigilanza e di controllo a cui è soggetta ICMQ SPA (ad es. ad accertamenti di carattere tributario, documenti da acquisire nel caso di attività di cantiere, ecc.);
• f. valutare il rispetto delle normative e dei regolamenti per lo svolgimento delle attività (in particolare nel caso di attività svolte in remoto con supporto multimediale);
• g. per la fornitura di servizi accessori alla proposta commerciale, quali informazioni relative ad aggiornamenti normativi (cogenti e volontari), iniziative formative afferenti i servizi erogati, tramite le pubblicazioni e le comunicazioni curate da ICMQ;
• h. per finalità accessorie quali le “News Alert” via email o via sms;
• i. in forma anonima per effettuare statistiche e ricerche di mercato;
• j. per la pubblicazione di dati tecnici quali elenchi aziende e personale certificati;
• k. iscrizione degli utenti alla newsletter di ICMQ Spa e ricevimento di materiale promozionale e divulgativo.
• l. per le figure professionali certificate, pubblicare sul sito di ACCREDIA i dati, che ACCREDIA-DC può cedere a terzi per finalità istituzionali.

L’interessato può rifiutarsi di conferire al Titolare i suoi dati personali.
Il conferimento dei dati personali, per le finalità da a) ad h) è però necessario per una corretta ed efficiente gestione del rapporto pre-contrattuale e contrattuale verso fornitori, clienti, partner e di altri soggetti coinvolti nelle attività del Titolare. Pertanto, un eventuale rifiuto al conferimento potrà compromettere in tutto o in parte il rapporto contrattuale stesso o le attività pre e post contrattuali.
Per la finalità di cui al punto k e l) il conferimento non è vincolante ed è subordinato al consenso.

Base giuridica

Per le finalità da a) ad j) il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui ciascun soggetto è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali o post contrattuali adottate su richiesta del fornitore, del cliente, del partner, di altri soggetti o di ICMQ SPA ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del RGDP), ovvero per l’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6.1, lett. c) del RGDP).
Per le finalità k e l) il trattamento è effettuato per adempiere alla richiesta dell’interessato.

Modalità del trattamento

I dati degli interessati verranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, utilizzando strumenti manuali o automatizzati anche mediante l’inserimento in banche dati, elenchi e liste idonei alla memorizzazione, gestione e trasmissione dei dati, nei modi e nei limiti necessari al perseguimento delle predette finalità.
ICMQ SPA ha previsto adeguate misure di sicurezza al fine di tutelare i dati delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti.
I dati saranno trattati esclusivamente da persone autorizzate al trattamento all’interno di ICMQ SPA, in relazione alla finalità del trattamento, compreso il profilo della sicurezza dei dati e in base a logiche e procedure determinate in coerenza con le finalità sopra indicate.
I dati non sono oggetto di un processo decisionale automatizzato né di profilazione.

Destinatari dei dati

I dati personali trattati dal Titolare non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere comunicati ai lavoratori del Titolare e ad alcuni soggetti esterni (auditor, esperti, docenti, ecc.) che con essi collaborano, sempre nel rispetto delle finalità indicate. In particolare, si tratta di dipendenti/collaboratori che, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, sono stati legittimati a trattare i dati personali, formati a farlo nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare. Potranno, inoltre, essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di emissione dei nostri ordini o richieste di informazioni e preventivi o formulazioni di offerte, nostre prestazioni, debbano fornire/consegnare beni e/o eseguire/ricevere su nostro/vostro incarico prestazioni o servizi. Potrebbero anche accedere il personale degli Organismi di Valutazione (centri di esame per la certificazione del personale). Ai dati potrebbero accedere nostri tecnici incaricati o consulenti esterni o incaricati di società che forniscono tali servizi. Infine, potranno essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie. Soggetti che esercitano attività di controllo sull’operato di ICMQ SPA (a titolo di esempio: membri del Collegio Sindacale, Revisori dei conti, Organismo di Vigilanza, personale di Accredia, ecc.). L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento, ove richiesto, è disponibile presso la sede di ICMQ SPA.

Trasferimento dei dati

Anche se al momento tutti i soggetti che trattano i dati per conto di ICMQ SPA come responsabili esterni del trattamento sono stabiliti all’interno dell’Unione Europea, nel futuro potrebbe essere necessario conferire tali dati anche a soggetti che possono essere stabiliti fuori dell'Unione Europea, in paesi che non garantiscono ai dati personali un livello di protezione adeguato ai sensi del Regolamento Europeo per la Protezione dei dati RE. EU 679/2016. ICMQ SPA trasferirà, eventualmente, i dati fuori dell'Unione Europea solo previa adozione delle precauzioni stabilite dal Regolamento Europeo e dopo aver ottenuto dai soggetti indicati le necessarie garanzie e con il consenso degli interessati.

Conservazione dei dati

Il Titolare del trattamento conserva e tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, i dati personali saranno conservati, e non ulteriormente trattati, secondo quanto viene documentato nel “Registro del trattamento”. Il periodo di conservazione può variare in modo significativo in base alle finalità, il tipo di dato trattato, gli obblighi di legge.
Quando non è più necessario conservare i dati personali questi verranno cancellati o deindicizzati o distrutti in modo sicuro in conformità alle nostre regole.
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, tutti i dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

Diritti dell’interessato

Ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento, lei potrà esercitare i seguenti diritti:

1. a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
2. b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
3. c) ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
4. d) ottenere la limitazione del trattamento;
5. e) (ove applicabile) ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
6. f) opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
7. g) opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione.
8. h) chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
9. i) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Gli stessi, ove da lei esercitabili potranno essere fatti valere scrivendo a ICMQ SPA Referente Privacy utilizzando i seguenti recapiti: Referente Privacy ICMQ, Via de Castillia 10, 20124 Milano privacy@icmq.org, Telefono 02-7015081, specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che l’interessato intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato di residenza. Per avere maggiori informazioni sul diritto di proporre reclamo si può visitare la seguente pagina web: https://goo.gl/GLbTN9.

Richieste di chiarimenti

Nel caso di dubbi, richieste di chiarimento o quant’altro possa riguardare il trattamento dei propri dati personali, l’interessato può rivolgersi inviando una mail a privacy@icmq.org.

Modifiche all’informativa

Il Titolare del trattamento di riserva di apportare modifiche alla presente informativa che è resa disponibile, nella versione aggiornata e comunicata agli interessati nei modi, di volta in volta individuati come più funzionali.

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