Audit a distanza: parlano gli esperti
Abbiamo chiesto ai nostri ispettori di raccontare la propria esperienza in merito agli audit a distanza.
Di seguito l’intervista a Elisa Spallarossa.
In merito alla vostra esperienza riguardo gli audit a distanza, quali pensa che siano i vantaggi e le criticità per le aziende che si rendono disponibili ad attuarli?
Nel periodo tra marzo e aprile 2020 ho condotto, in qualità di esperto BIM, diversi audit di valutazione per sistemi di gestione BIM. Premetto che l’applicazione di metodi e strumenti BIM fonda le proprie radici sia nell’adozione di software di nuova generazione, sia nell’applicazione di flussi informativi consolidati, ma soprattutto sulla collaborazione. Società e professionisti che adottano tali metodologie sono pertanto solitamente abituati e portati ad utilizzare piattaforme di collaborazione, che, pur variando a seconda del contesto di applicazione, condividono concetti simili. Dal punto di vista tecnico, quindi, eseguire audit a distanza per queste tipologie di Società è quasi una conseguenza naturale delle procedure applicate e può anche evidenziare l’efficacia ed efficienza o eventuali problematiche dei processi e degli strumenti operativi adottati. Le società coinvolte sono state molto disponibili, alcune hanno anche preferito adottare la propria piattaforma di collaborazione anche per lo svolgimento della visita. In alcuni casi, la visualizzazione dei modelli BIM è stata rallentata e un po’ difficoltosa a causa di problemi di connessione di rete. L’analisi della documentazione è stata invece sempre condotta senza particolari problematiche, dal momento che le aziende avevano a disposizione tutti i documenti in formato digitale. Dal punto di vista emotivo, la possibilità di eseguire audit in remoto è stata davvero sfidante: in un momento così critico, riuscire a svolgere la propria attività ha permesso a ciascuno di noi (auditor e clienti) di perseguire un ben definito obiettivo.
In questo momento storico particolare, quali azioni potrebbe pianificare un’azienda per gestire comunque gli audit pianificati?
La buona riuscita di un collegamento in remoto è certamente legata agli aspetti tecnologici e strumentali, ma è anche fondamentale l’organizzazione delle visite secondo una agenda prestabilita. Sono stata piacevolmente colpita dalla disponibilità di tutti i professionisti, a tutti i livelli aziendali, nel mettersi in gioco e testare e provare questo nuovo approccio e adottare nuovi strumenti, partecipando agli audit non solo dall’azienda, anche dalla propria abitazione. La conduzione di un audit in remoto, in cui le persone dello staff possono trovarsi in luoghi diversi, deve essere molto ben cadenzata con orari e corrispondenti azioni, e devono essere definiti i casi pilota da illustrare, in modo da poter coinvolgere tutte le professionalità necessarie senza ritardi o lunghi tempi di attesa.