Audit in remoto per marcatura CE e FPC del calcestruzzo
L’emergenza COVID-19 ha posto gli organismi notificati di fronte ad un problema inatteso: come garantire ai propri clienti la continuità del proprio servizio, mantenendo nello stesso tempo il livello di garanzia che veniva proposto prima dell’emergenza.
Il 15 marzo Conforma (Associazione Organismi Certificazione Ispezione Prova e Taratura) ha indetto un consiglio direttivo urgente per concordare modalità operative comuni per gli enti associati, da sottoporre alle autorità di controllo italiane ed europee.
In data 17 marzo i Ministeri competenti (Infrastrutture, Interno e Sviluppo Economico) hanno inviato a tutti gli organismi notificati una circolare contenente le indicazioni relative allo svolgimento delle attività di audit di valutazione e sorveglianza CE e la richiesta di trasmissione delle procedure predisposte da ogni organismo per affrontare l’emergenza COVID-19.
ICMQ, in conformità alle disposizioni già emanate dai Ministeri competenti, alle Linee Guida IAF ID 3: 2011 IAF Informative Document For Management of extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations e alla Circolare tecnica DC 06/2020 di Accredia, ha redatto la propria istruzione operativa (IO 10 ‘Audit in remoto’ di seguito semplicemente IO 10) per l’esecuzione degli audit attraverso l’utilizzo di CAAT (Computer Assisted Auditing Techniques – Tecniche di audit assistiti al computer).
Come richiesto dai Ministeri e dalla Linea Guida IAF 03, prima della stesura della procedura IO10 è stata effettuata un’attenta valutazione dei rischi che ha tenuto in conto sia i rischi connessi alla situazione generale del mercato italiano, che quelli derivanti dalla specificità della clientela ICMQ, strettamente legata al mondo delle costruzioni.
A seguito di questa analisi, ICMQ ha deciso di operare secondo le seguenti modalità:
1) per tutte le visite riguardanti la marcatura CE e FPC secondo D.M. 17/01/2018, è stato previsto un tempo massimo di audit in remoto e la pianificazione di una visita da follow up da eseguire in campo. Ai fini dell’esecuzione del sopralluogo in campo è stato posto un limite massimo di 6 mesi, in quanto al momento della stesura della istruzione operativa (marzo 2020) non era ancora possibile definire con chiarezza una data di fine emergenza.
2) Per le visite di valutazione, gli ispettori dovranno acquisire le informazioni documentali necessarie al fine della valutazione della conformità del Controllo di Produzione in fabbrica implementato dall’azienda e, attraverso l’utilizzo di strumenti CAAT, eseguiranno un primo sopralluogo dell’impianto. Al termine dell’audit, se la raccolta di informazioni documentali e l’ispezione dell’impianto eseguita in remoto avranno dato esito positivo, la pratica sarà sottoposta alla valutazione del Comitato tecnico di certificazione.
Per le sorveglianze relative alla marcatura CE, ICMQ ha deciso, ove i clienti non dispongano dei necessari dispositivi informatici, di concedere il posticipo degli audit fino a 6 mesi (così come previsto anche dalla circolare Accredia per i sistemi di gestione). In tutti gli altri casi è stata concessa la possibilità di effettuare una prima parte della visita di sorveglianza (circa il 70%) in remoto e la restante parte in campo alla ripresa delle attività.
Per le organizzazioni più piccole, con tempi di audit inferiori a 1,5 giorni/uomo, si è deciso eseguire la sorveglianza completamente in remoto, con sopralluogo dell’impianto attraverso l’uso di smartphone o tablet.
Per gli impianti di preconfezionamento di calcestruzzo, per i quali è previsto l’obbligo di sopralluogo in impianto, si è deciso, come per la marcatura CE, nel caso in cui gli impianti storicamente non abbiano dimostrato carenze significative, di eseguire gli audit al 100% in remoto per organizzazioni piccole e piccolissime. Per i produttori più strutturati (multi site) si è optato per l’effettuazione di una prima parte della visita in remoto e per rimandare i sopralluoghi a campione dei diversi impianti al termine dell’emergenza. ICMQ ha dato indicazioni ai propri ispettori di campionare preferibilmente impianti legati a commesse pubbliche con particolare significatività.
In questi mesi abbiamo visto crescere l’apprezzamento dei clienti (e degli ispettori) verso questa nuova modalità operativa. Nulla è certamente in grado di sostituire al 100% una visita in campo eseguita da ispettori qualificati, ma con l’aiuto della tecnologia e grazie alla fattiva collaborazione che le aziende ci hanno dimostrato in questi mesi, gli audit sono stati svolti con efficacia, precisione e con grande soddisfazione, come si può leggere anche nell’intervista ad un nostro ispettore, riportata nelle News presenti sul sito di ICMQ.