Audit da remoto: pro e contro delle verifiche online
Come ormai noto a tutti, la situazione di emergenza sanitaria che stiamo vivendo ha portato ad un uso massivo e quotidiano di strumenti di comunicazione a distanza. Non soltanto l’e-commerce, ma soprattutto il ricorso a strumenti di videoconferenza (video call, webinar, e-learning etc..) hanno di fatto sostituito i canonici meeting face to face.
Questa nuova modalità di interagire si è sviluppata a macchia d’olio su quasi tutti i settori merceologici, ed in particolare in quelli per cui la loro adozione è stata fondamentale per garantire continuità ad attività professionali che altrimenti avrebbero subito un maggior danno.
Una di queste è proprio l’audit di certificazione, che, per prassi consolidata, è stato da sempre svolto in azienda, e che, da più di un anno, ha superato con successo la fase di test iniziale, diventando ormai una prassi quotidiana e consolidata. Una valutazione remota è una valutazione che viene condotta in tutto o in parte ‘off site, tramite piattaforme come Skype, Teams, Zoom o GoTo Meeting etc…, per supportare il team di valutazione quando una visita ‘on-site’ non è possibile.
La valutazione può includere tutto ciò che di solito è visto durante una visita in loco, ma è probabile che alcune attività, in particolare le verifiche sul personale che svolge le attività tecniche, possano non essere coperte.
Fatte queste premesse, analizziamo in via preliminare gli aspetti a cui è necessario fare attenzione prima di effettuare un audit da remoto.
Considerata la peculiarità di questa modalità, e dovendo l’organismo di certificazione garantire la credibilità dell’intero processo di certificazione, è opportuno verificare preliminarmente una serie di aspetti:
• Uso corretto degli strumenti ICT, per garantire il principio di professionalità dell’audit
• Corretta acquisizione dei dati e successiva loro cancellazione, per garantire il principio di riservatezza
• Raccolta delle evidenze oggettive e conferma di reciproca ‘comprensione’ delle evidenze stesse, per soddisfare l’approccio basato sull’evidenza
• Massimizzazione dell’efficacia dell’audit da remoto, per soddisfare l’approccio basato sull’analisi rischi/opportunità
Garantiti questi “prerequisiti”, è ora utile evidenziare gli aspetti che favoriscono l’uso di questo metodo rispetto a quelli che invece ne scoraggerebbero il suo utilizzo.
Gli elementi che possono rendere favorevole un audit remoto sono i seguenti:
• Aspetti legati al processo da verificare con gli strumenti ICT (per es. opportunità emergenti nell’uso a distanza di localizzatori, droni, strumenti di realtà virtuale, ecc.);
• Elevato numero di siti con processi simili/a basso rischio;
• Familiarità dell’auditor con l’organizzazione e con i suoi processi
• Aspetti logistici particolari (restrizioni per motivi di sicurezza o per altre esigenze);
• Impossibilità di effettuare in tempi ragionevoli visite di follow up di audit ‘on site’ già effettuati.
Gli elementi che rendono generalmente sfavorevole un audit da remoto sono invece:
• Importanza di assistere direttamente ai processi realizzativi, soprattutto in schemi di certificazione ad alto rischio (Es: verifica cantieri per ISO 9001 settore 28, ISO 45001, ISO 14001)
• Quando il Sistema di Gestione dell’organizzazione oggetto di audit ha presentato varie non conformità per un periodo di tempo significativo;
• Quando non sono state effettuati audit ‘on site’ per un periodo di tempo significativo
Da qui risulta intuitivo elencare i pro e i contro dell’uso di questa metodologia.
Pro
1. Riduzione dei costi di trasferta dell’ispettore ove previsti
2. Ottimizzazione dei tempi e della logistica per la conduzione delle verifiche
3. Maggiore versatilità nella pianificazione degli audit
Contro
1. Maggiore efficacia della comunicazione perché in presenza
2. Verifica più accurata di alcuni aspetti in funzione dell’attività dell’azienda
3. Visione più approfondita e generale dell’azienda nel suo complesso
In conclusione, analizzati anche i pro e i contro dell’audit da remoto, si può affermare che questo nuovo metodo di verifica continuerà ad essere praticato anche in futuro, seppur con le limitazioni del caso e a condizione che il suo utilizzo non rechi pregiudizio ai principi fondamentali cui si ispirano gli audit di conformità.
La strada quindi è tracciata e già livello internazionale sono stati presentati e sono in corso le modifiche necessarie ai documenti che dovranno definire l’approccio che gli organismi di certificazione potranno tenere per pianificare le future attività, lasciando aperta la possibilità di svolgere audit in modalità mista detta “Blended Audit” (On site e da remoto).
La ripartizione delle attività in campo e da remoto sarà definita a seguito di una valutazione dei rischi svolte dall’organismo di certificazione e dipenderà della tipologia di audit (schema di certificazione); della complessità delle attività e dai processi svolti dall’organizzazione.