Eventi sì....ma sostenibili!
Il tema della sostenibilità è sempre più al centro dell’attenzione dell’opinione pubblica e dei legislatori e interessa trasversalmente tutti i settori di attività: non solo la “classica” produzione di beni, ma anche l’erogazione di servizi e, non da ultimo, la gestione degli eventi. Dato il numero delle persone potenzialmente coinvolte, sia come organizzatori (incluso lo staff che garantisce il buon funzionamento dell’evento), sia come fruitori, un evento può avere ricadute significative su tutti gli aspetti connessi con la sostenibilità. Ricordiamo che essa, infatti, non riguarda solo la dimensione ambientale, ma anche gli aspetti sociali ed economici.
Esistono molte tipologie di eventi, sia di tipo “business”, come convention aziendali che coinvolgono qualche decina di persone o fiere di settore in cui il numero di fruitori può arrivare a decine di migliaia, sia rivolti ad un pubblico in cerca di svago, come può avvenire per sagre, concerti e altre occasioni di aggregazione. Anche in questo caso il numero di persone coinvolte può variare: da qualche decina a centinaia di migliaia o addirittura milioni, come Expo 2015 a Milano.
Una norma per certificare il sistema di gestione degli eventi
Anche per la sostenibilità degli eventi, ISO (l’ente di normazione internazionale) ha pubblicato una norma: ISO 20121 “Sistemi di gestione sostenibile degli eventi - Requisiti e guida per l'utilizzo”. Come per tutti i Sistemi di Gestione la norma non definisce requisiti minimi dell’evento né fornisce indicazioni su aspetti specifici da prendere o non prendere in considerazione. Sta all’organizzazione (cioè all’azienda che attua il Sistema di Gestione) individuare i rischi e le opportunità (in termini di sostenibilità) connessi ad ogni evento, sulla base del contesto in cui l’evento stesso si svolge e delle aspettative delle parti interessate.
Rischi e opportunità dovranno essere valutati tenendo conto di considerazioni relative a tematiche:
- Ambientali, per esempio il modo in cui i fruitori raggiungono l’evento, i materiali utilizzati per la promozione, l’allestimento, il merchandising o la somministrazione di cibo e bevande ecc…
- Sociali: l’equo trattamento del personale che lavora all’evento, la sicurezza dei lavoratori e dei visitatori, anche in situazioni di emergenza, l’utilizzo di risorse che siano vicine al territorio in cui si svolge l’evento ecc…
- Economiche: il ritorno dell’investimento (non necessariamente in termini economici) per chi finanzia l’evento.
L’azienda dovrà mettere in atto azioni per minimizzare i rischi e cogliere le opportunità (es: incentivazione del trasporto pubblico o collettivo, utilizzo di materiali a basso impatto ambientale, definizione di contratti di lavoro adeguati, utilizzo di manodopera e risorse “locali”, definizione di percorsi sicuri e vie di fuga in caso di emergenza ecc.). Anche gli aspetti connessi con il budget dell’evento dovranno essere presi in considerazione.
Chi ne può usufruire?
I primi destinatari della norma sono, ovviamente, coloro che organizzano eventi; ma le tematiche della sostenibilità possono coinvolgere anche aziende o società che offrono servizi (società di catering, lavoro interinale, hostess, sicurezza, bagni chimici ecc.) o le piattaforme presso le quali si svolgono eventi (centri fieristici, hotel ecc.) per cui anche questi ultimi due tipi di aziende possono applicare la ISO 20121.
Nel caso di organizzatori di eventi, vi è una particolarità che contraddistingue questo tipo di certificazione rispetto ad altri Sistemi di Gestione: l’azienda può chiedere che nel certificato venga indicato il riferimento a uno o più specifici eventi. Pertanto un’azienda potrà chiedere di essere certificata per: “gestione sostenibile di eventi formativi, meeting, congressi”, oppure di avere lo stesso campo di applicazione ma con indicazione di un evento specifico esempio: “congresso annuale dei gastroenterologi”. Con queste modalità sono stati certificati diversi eventi che hanno avuto rilevanza internazionale come le Olimpiadi di Londra del 2012 ed Expo 2015 di Milano.
L’iter di certificazione
Il processo è analogo a quello degli altri Sistemi di Gestione e parte con una valutazione iniziale, a sua volta suddivisa in fase 1 e fase 2. Una volta ottenuta la certificazione, si attua un programma di audit sulla base del quale l’azienda viene verificata con cadenza annuale. Nel corso di questo processo è necessario valutare ameno un evento della tipologia per la quale si chiede la certificazione.
L’applicazione della ISO 20121 e l’ottenimento della certificazione sono su base volontaria; vi sono tuttavia alcuni vantaggi legati alla certificazione. Il primo consiste nel fatto che durante il processo di certificazione il Sistema di Gestione viene valutato da un team di audit esperti dei temi legati alla sostenibilità e durante questo passaggio vengono messi in luce punti di debolezza e spunti di miglioramento che, se affrontati, consentono di migliorare l’efficacia del Sistema di Gestione stesso. Inoltre, si entra in possesso di un certificato che attesta l’applicazione della norma e che consente di darne dimostrazione ai propri clienti e di partecipare a eventuali gare in cui sia presente il requisito della certificazione.